In einer Abteilung eines großen internationalen Industriekonzerns kam es zu der Situation, dass Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt wurden. Mahnungen gingen ein und Zulieferer drohten damit, ihre Leistung einzustellen. Was war passiert?
Die Rechnungen müssen durch die Manager freigegeben werden. Das haben sie jedoch nicht getan. So blieben die Rechnungen im Prozess hängen und die Probleme stapelten sich.
Eine Mitarbeiterin wurde losgeschickt, um dem Ganzen auf den Grund zu gehen. Ich habe sie gefragt, wer der Prozessverantwortliche sei. Sie wusste es nicht… niemand wusste es!
Managern in Deutschland scheint es an Prozesskompetenz zu mangeln. D. h. die Fähigkeit darüber nachzudenken, wie in ihren Organisationen gearbeitet wird und wie diese betriebsübergreifenden Abläufe effizient gestaltet und gesteuert werden können.
Stattdessen denken sie über Personal- und Motivationsfragen nach: Wo muss ich mehr Personal einstellen für die Arbeit? Sind die Mitarbeiter die richtigen für den Job? – Personalfragen. Wie bringe ich die Mitarbeiter dazu, mehr zu machen? – Motivationsfragen.
Doch wenn die Arbeitsabläufe ineffizient gestaltet sind, werden diese Fragen die Probleme nicht lösen. Sie führen zu unnötig hohen Personalkosten sowie gestressten und de-motivierten Mitarbeitern.
Schon 1995 haben Hammer und Champy in ihrem Buch Business Process Reengineering die Bedeutung der Geschäftsprozesse hervorgehoben. Durch das Umgestalten der Geschäftsabläufe lassen sich große Effizienzgewinne erzielen.
Die Mitarbeiter werden von lästigen, sich ständig wiederholenden Tätigkeiten entlastet, die keinen großen wirtschaftlichen Nutzen bringen. Wie z. B. der Freigabe von Rechnungen.
Ein klar strukturierter Prozess hat klare Verantwortlichkeiten. Vor allem die des Process Owners, der dafür verantwortlich ist, dass der Prozess läuft und ständig verbessert wird. Sich stapelnde Rechnungen wären so frühzeitig aufgefallen und Maßnahmen hätten ergriffen werden können, bevor die Organisation lahmgelegt wird.
Ensuring that capable people are ensconced in capable organizations is a major management responsibility in an age such as ours, when the ability to cope with accelerating change has become so critical.
The Innivator’s Dilemma – Clayton M. Christ
Nur wenige Führungskräfte werden darin geschult, sich über die Prozesse in ihrem Bereich Gedanken zu machen. Damit fehlt ihnen eine der wichtigsten Fähigkeiten, um Probleme der Organisation nachhaltig zu lösen.
Effiziente Prozesse sind eine Möglichkeit, um die Quadratur des Kreises im Unternehmen möglich zu machen. Zufriedene Kunden, glückliche Mitarbeiter und mehr Gewinn sind möglich. Wir brauchen mehr Prozesskompetenz in Unternehmen.
Business Reengineering, von Michael Hammer (Autor), James Champy (Autor)